Rekryteringsguide: Bipac

Mallar

Kravprofil
Annons
Interview Rubric
Inför Intervju
Intervjumall
Casemall
Bedömningsmall
Referenser

Kravprofil

Det första steget i en rekrytering är att sätta en kravprofil som ska svara på frågan; Vilken utbildning, erfarenhet, färdigheter eller personliga egenskaper är det som behövs för att lyckas i rollen? Undvik att ha för många krav, det är inte en önskelista, det är trots allt en kravprofil.

Prata med någon eller några som har rollen idag eller som har inblick i rollen och gå igenom följande frågor:

Hur ser en vanlig arbetsvecka ut i denna roll?
Vilka arbetsuppgifter innefattar rollen?
Vad krävs för att kandidaten ska kunna genomföra dessa arbetsuppgifter på ett bra sätt?
Vilka nyckelpersoner ska kandidaten kunna hantera (ex. kunder, medarbetare eller myndigheter)
Vilka personliga egenskaper värdesätts i denna roll (ex. samarbete, resultatinriktad och kommunikation) och hur definieras dessa i er organisation?
Finns det några färdigheter (skills) som är kritiska för att kunna hantera rollen?
Vilka formella krav krävs för att utföra arbetet (ex. utbildning, certifikat och specifik erfarenhet)?

Därefter:

Dela upp dem i två kategorier: “Måste ha” och “Bra att ha”
Bestäm lön/lönespann för rollen genom att säkerställa vilket budget du har

Tips: Om du vill ha ett exempel på en kravprofilsmall kan du använda denna mall. Om du även behöver inspiration gällande personliga egenskaper kan du använda denna lista. Om du behöver förstå och lära dig om en ny roll rekommenderar vi även att du använder dig av Generativ AI som Chat-gpt eller Gemini.

Exempel: Projekt- och leveransansvarig

Måste ha:

Noggrannhet (Personlig egenskap)
Kundfokus och service (Personlig egenskap)
Projektledning och samordning (Personlig egenskap)
Flexibilitet och lösningsorientering (Personlig egenskap)
Erfarenhet av order & administration (erfarenhet)
Flytande svenska & engelska (färdighet)

Bra att ha:

Erfarenhet av förpackningsindustrin (erfarenhet)

Lön: 35-40

Bestäm rekryteringsprocessen

Nu har du definierat kravprofilen. Nästa steg är att fundera kring när och på vilket sätt du ska undersöka de olika delarna i kravprofilen. Kort och gott, hur din rekryteringsprocess ska se ut, vilka steg och urvalsmetoder (intervju, referenser eller case) som ska ingå. Här är några tips:

Stäm av kraven så tidigt som möjligt i processen genom att använda urvalsfrågor eller kort telefonintervju. T.ex.: uppsägningstid, antal års erfarenhet, lön m.m.
Ha så få steg som möjligt. För många steg upplevs ofta som krångligt och jobbigt av kandidaten.
Ha ett fokus i varje steg i rekryteringsprocessen. T.ex. en teknisk intervju ska enbart fokusera på de tekniska bitarna
Intervju är en bra metod men tar tid från både kandidat och intervjuare så använd den smart

Ett förslag på en fokuserad men välfungerande rekryteringsprocess är följande:

CV-granskning (stäm av så att kandidaten har de formella kraven) eller använd urvalsfrågor i ditt ATS (kandidathanteringssystem – mer om det senare)
Tester för att mäta problemlösning och personliga egenskaper (valfritt men kan vara effektivt, Alva labs är ett bra system)
Intervju med fokus på beteenden och personliga egenskaper
Teknisk intervju med fokus på färdigheter
Referenser (här kan Refapp vara ett lämpligt tillval)
Beslut och anställning.

Överblick av rekryteringsprocessen (valbart)
För att skapa en bra och tydlig överblick av din rekryteringsprocess så att alla vet vad som undersöks och vem som har ansvaret för vad, är det bra att bygga en så kallad Interview Rubric.

Hur gör du en Interview Rubric?

Öppna ett excelark
Lista alla dina egenskaper och krav från bedömningsmallen i en kolumn
På varje rad fyller du i varje steg i er rekryteringsprocess i kronologisk ordning. Skriv vilken tid du tror att varje steg i processen tar.
Markera med ett kryss vilka egenskaper du utvärderar i varje steg. Se exemplet nedan eller använd denna grundmall för att skapa en ny

Exempel på en Interview Rubric

Tidsåtgång:	10 min	45-60 min	60-90 min	30-45 min
Egenskap	CV- granskning	Förstaintervju	Andraintervju	Referenser
Lön		X
Erfarenhet
Order & administration	X		X	X
Förpackningsindustrin	X		X	X
Personlig egenskap
Noggrannhet		X		X
Kundfokus och service		X		X
Projektledning och samordning		X		X
Flexibilitet och lösningsorientering		X		X

Intervjun

Intervjun är den vanligaste urvalsmetoden och om den görs bra, också en av de bättre. Det är också den urvalsmetod som kandidaterna värderar högst. Därför är det viktigt att lägga tid och energi på att göra intervjun så bra som möjligt.

Beteendebaserad intervju

Den bästa typen av intervju kallas för beteendebaserad intervju. Kort handlar den om att fråga kandidaterna hur de hanterat en tidigare jobbrelaterad situation. Anledningen till att denna typ av intervju är så bra är för att hur vi har agerat i en tidigare situation säger mycket om hur vi sannolikt kommer agera i en liknande situation i framtiden. Utgångspunkten är att vi är vanedjur och ogillar att ändra våra beteenden. Frågorna brukar nästan alltid formuleras så här:
“Berätta om en situation då du…?”
“Kan du ge mig ett exempel då du…?

Exempel: Initiativförmåga
“Kan du berätta om en situation där du tog på dig en arbetsuppgift eller ansvar som låg utanför ditt ansvarsområde?”

SBR

För att utvärdera kandidatens svar i den beteendebaserade intervjun på ett enkelt och tydligt sätt, kan du använda dig av SBR-metoden. SBR är en intervjuteknik och består av de tre stegen nedan

S – Situation, hur såg situationen ut, vad ledde fram till det

B – Beteende. Hur agerade personen i denna situation. Här är det viktigt att du förstår vad som hände (hur länge pågick det, hur många var de, vad var kandidatens ansvar etc.)

R – Resultat, vad blev utfallet.

Målet är att få kandidaten att ge dig information om hur situationen såg ut, vad målet var, vad de gjorde för att hantera situationen och var resultatet blev. Det är en bra metod för att undersöka personliga egenskaper. Tanken är att du i varje fråga ska använda dig av dessa tre stegen för att enkelt förstå och bedöma kandidaternas svar.

Vill du läsa mer om denna intervjuteknik kan du klicka här.

Intervju- och bedömningsmall

För att säkerställa att varje beteendebaserad intervju genomförs på samma sätt, även av olika personer, kan du använda dig av en intervjumall. Intervjumallen bestämmer vilka egenskaper du ska undersöka samt vilka frågor du ska ställa. En bedömningsmall hjälper dig sen att göra en rättvis och mer objektiv bedömning av kandidatens svar.

Hur skapar du en intervju- och bedömningsmall?

Det enklaste sättet att skapa en intervju- och bedömningsmall är faktiskt att göra dem samtidigt. Du vet vilka egenskaper du vill undersöka, det du nu behöver är en tydlig definition av egenskapen, en relevant fråga att utvärdera egenskapen på och ett enkelt sätt att bedöma svaret.

Med AI-verktyg
Det enklaste sättet är att göra det med hjälp av AI-verktyg såsom ChatGPT, Gemini eller liknande.

Använd följande prompt för att få fram definitioner, bedömningsmall och frågor i ett:
Ditt uppdrag är att ta fram en scoringguide från 1-4 för egenskapen X i tabellform, där 1 = ej tillfredsställande, 2 = delvis tillfredsställande, 3 = tillfredsställande, 4 = över förväntan. För att göra det behöver du först ta fram en definition av egenskapen och sen lägga till en tydlig beskrivning för de olika nivåerna 1-4 för att göra det enkelt att bedöma kandidaterna. Ta även fram tre beteendebaserade frågor som kan användas för att utvärdera egenskapen.

Exempel på hur en intervjumall med frågor som genererats från ovan prompt hittar du här samt bedömningsmall här

Utan AI-verktyg

Om du inte vill använda dig av AI-hjälpmedel kan du utgå från bedömningsmallen som gjordes för Projekt- och leveransansvarig som du hittar här. Det svåraste brukar vara att skapa en bra definition på egenskapen, till din hjälp har du denna lista som du kan utgå ifrån.

från. För att skapa en poängskala som exemplet nedan är det enklast att du skapar en tabell med skalan 1-4. Förenklat är detta de olika stegen:

Ej tillfredsställande
Delvis tillfredsställande
Tillfredsställande
Över förväntan

Teknisk/Case intervju

Den andra typen av intervju som ofta används är en teknisk/case-intervju. Syftet med intervjun är att undersöka kandidatens färdigheter. Det som är viktigt att tänka på är att den som utvärderar intervjun behöver vara relativt kunnig inom färdigheterna som ska undersökas, annars kan det bli svårt att göra en bra bedömning. Frågorna behöver också ge kandidaten en god chans att visa vad de kan inom färdigheten. Se exempel nedan.

Exempel: Order och leverans
En kund har reklamerat en leverans av förpackningar på grund av defekter. Hur går du tillväga för att utreda problemet, åtgärda felet och förhindra att det händer igen?

Skapa tekniska frågor

Även här är det enklaste att använda sig av Gen-AI. Ett effektivt sätt är att utgå från annonsen.

Exempel på prompt:
Du kommer att få en annons för rollen [ROLLNAMN] inom [INDUSTRIN]. Ditt uppdrag är att ta fram relevanta intervjufrågor som mäter kandidatens tekniska förmåga för rollen. Frågorna får gärna utgå från jobbrelaterade situationer. Nedan kommer annonsen:
[KOPIERA_ANNONS]

Du hittar exempel på vilka typer av frågor du kan få ut med hjälp av prompten ovan här.

Som i en beteendebaserad intervju behöver du en bedömningsmall för att kunna bedöma alla kandidater likvärdigt. Bedömningsmallen kan vara enklare än för en beteendebaserad intervju som exemplet nedan:

1 Nybörjare	2 Medelgod	3. Avancerad	4. Expert
Har grundläggande förståelse, begränsad praktisk erfarenhet.	Kan utföra uppgifter självständigt men kan behöva vägledning.	Kunnig och kan hantera komplexa situationer.	Omfattande kunskaper, kan felsöka och leda andra.

Sju tips när du ska genomföra en intervju:

Strukturera upp intervjun – Ha en intervjumall redo med alla frågor du kommer ställa till kandidaten.
Ställ samma frågor till alla – Undvik risken för särbehandling genom att vara konsekvent i vilka frågor du ställer. Då ger du samma förutsättningar till alla vilket är mer rättvist. Dessutom blir det enklare att jämföra svaren mot bedömningsmallen.
Ställ enbart arbetsrelaterade frågor – Fokusera på frågor som rör tjänsten som kandidaten söker. Att prata om privatlivet kan upplevas som väldigt obekvämt av kandidaten då de inte vet vad de bedöms på. Så klart kan du ställa en inledande icke arbetsrelaterad fråga för att “mjuka upp” kandidaten, men fokus ska vara på tjänsten.
Ställ fler öppna frågor än stängda frågor – Stängda frågor innebär att kandidaten endast kan ge korta svar såsom ja, nej eller en siffra. Öppna frågor innebär att kandidaten behöver ge ett resonemang vilket ger dig mer information och gör det lättare att göra en bra bedömning.
Lyssna mer, prata mindre – Det är kandidaten och inte du som är fokus under intervjun.
Var så transparent som möjligt – Berätta om de olika stegen i rekryteringsprocessen och vad de avser att mäta, när de kan förvänta sig svar, ungefärlig ersättning för rollen och annat som kandidaten garanterat vill veta.
Lägg energi och tid på inledningen och avslutningen – Inledningen är kritisk för varje intervju så säkerställ att du har en bra inledning.

Referenser

Att ta referenser kan ha olika syften men oftast handlar det om att verifiera eller bekräfta information som samlats in under rekryteringsprocessen. Det enklaste sättet är att använda sig av digitala referenstagningssystem såsom Refapp, men de kostar pengar.

Det vanligaste sättet är att ringa upp och intervjua personer som jobbat med kandidaten. Det bästa sättet att få ut så bra information från referenten som möjligt är att anamma den beteendefokuserade intervjumetoden och ställa samma frågor som vi ställde där till kandidaten. Exempel på fråga kan vara:

“Kan du berätta om en situation där [KANDIDATENS NAMN] upptäckte ett fel eller en miss i ett projekt? Hur hanterade du situationen och vad var resultatet?”

Då har du två datakällor, kandidatens självrapporterade beteende samt referentens

observerade beteende. Du behöver också ställa frågor om referentens yrkesmässiga relation (vilken arbetsplats, när den var, om de umgås privat och vilka arbetsuppgifter kandidaten hade). För att se ett exempel på hur en referenstagningsintervju kan se ut kan du titta här.

Processteg i ATS systemet

Nu har vi satt upp allt som behövs för att genomföra en rekryteringsprocess. Nu är det dags att omvandla det till en process vi kan följa i vårt Applicant Tracking System (ATS), dvs WeSelect.

Nedan är ett exempel på stegen i en rekryteringsprocess samt vad syftet med varje steg är.

Urvalsfrågor – Du kan sätta upp urvalsfrågor som alla kandidater som söker tjänsten behöver besvara. Om du har tydliga krav är det lämpligt att ha dem som urvalsfrågor så att du kan underlätta sållningen av kandidater.

Inbox – Inkomna ansökningar. Se om de passar alla era krav genom att kolla på LinkedIn och CV. Om kandidaten känns relevant, flytta vidare till nästa steg, annars “nej-tackar” du.
Kvalificerade kandidater – Kandidater du vill gå vidare med läggs i detta steg. Detta gör att alla kan se vilka som är kvalificerade och intressanta att gå vidare med.
Intervju 1 (Beteendebaserad intervju) – Intervju som fokuserar på att undersöka personliga egenskaper och beteenden. Använd intervjumallen du skapade tidigare.
Intervju 2 (Teknisk/case-intervju): För att mäta kandidatens färdigheter (hard skills på engelska) såsom Order och leverans, Ekonomisystem eller liknande så kan vi använda oss av en teknisk/case-intervju. Det är som ett arbetsprov som avser att stämma av en kandidats förmåga inom olika färdigheter. Det kan göras på lite olika sätt:
- För rollen som projekt- och leveransansvarig valde vi att skapa hypotetiska frågor som efterliknade rollen så nära som möjligt. Varje fråga blev som ett mindre arbetsprov. Frågorna finns att hitta här
Referenser – Referenstagning kan användas för att verifiera information i rekryteringsprocessen. Det finns verktyg som underlättar referenstagning såsom Refapp. Vi uppmuntrar att ha så många referenser som möjligt för fler intressanta datapunkter.
Erbjudande – Samtal om erbjudande med kandidaten
Not relevant/ej relevant: De som inte uppfyllde kraven och som vi har tackat nej till. Skriv en kommentar till varför de inte är intressanta så du har informationen ifall de skulle återkomma i framtiden.

Annons

För att nå ut till potentiella kandidater är det enklast att du skapar en annons. En annons har två syften: den ska ge grundläggande info om rollen och samtidigt sälja in rollen till kandidaten. I annonsen finns det vissa saker som bör vara med: Om bolaget, Om rollen och Krav för den aktuella rollen. Det kan även vara bra att börja med ett kort intro där du också kan specificera varför du söker nya kollegor.

Om bolaget: Gör en kort presentation av bolaget: vad gör ni, vad är er nisch, vad är er USP (unique selling point)

- Om rollen: Gör en kort presentation av rollen. Vilka arbetsuppgifter ingår, vilket team kommer man tillhöra, vilka ansvarsområden har man i rollen. Försök göra detta så konkret som möjligt och undvik vanliga buzzwords som: “Söker en problemlösare, du “brinner” för, visar alltid framfötterna”. Tänk på vilken info du hade velat ha i en annons om du ansöker till ett jobb du inte visste något om.

Krav: Specificera vad man som sökande behöver ha för att passa för rollen. Det kan vara specifika utbildningar, erfarenhet från ett visst program eller språkkunskaper för att nämna några.

Det går bra att återanvända delar av tidigare annonser, framförallt delarna som rör bolaget. Annonsen för Projekt- och leveransansvarig finns här.

Mallar i Weselect

Tjänst-mall: Uppfinn inte hjulet på nytt. Du kan enkelt skapa en tjänst-mall så att du inte behöver skapa en ny tjänst varje gång du behöver rekrytera samma typ av roll.

Mail-mall: För varje steg är det bra att ha en mail-mall som kan användas för att kontakta kandidaten för att arbeta mer effektivt. För att se vilka mallar du kan använda dig av går du till Inställningar och Templates på Weselect.

Process-mall: Alla de steg du vill ha med i en process samlas i den här mallen och kan återanvändas för varje rekrytering.

Samtliga mallar går att kopiera så att du enkelt kan skapa ett nytt projekt.

Tillägg

Alva Labs – Personlighets- och problemlösningstest som används för att bedöma kandidaten. Skickas ut automatiskt när man lägger kandidaten i detta steg.

Refapp: Automatisk referenstagning som kan skickas ut till personer som arbetat med kandidaten för att få bättre bedömningsunderlag. Sker ett automatiskt utskick till kandidaten om du lägger personen i detta steg.
AI Bot: Används för att transkribera dina intervjuer samt sammanfatta dem. Du slipper därmed skriva anteckningar själv och sparar en del tid. Exempel:
- Klang.ai
- Aspect
- Fireflies
- Sana labs

GDPR

GDPR är extra viktigt att tänka på i rekryteringen då vi behandlar en hel del personliga uppgifter. Dessa måste därför sparas och hanteras på rätt sätt för att följa lagstiftningen. Nedan är ett antal rekommendationer som alltid bör följas då de är skrivna utifrån GDPR lagstiftningen. Dessa är därför rekommendationer men inte juridiska råd då vi inte är experter på GDPR:

Viktiga GDPR-regler att tänka på vid rekrytering:

Samla in och behandla endast relevanta personuppgifter:

Begränsa insamlingen av personuppgifter till det som är absolut nödvändigt för rekryteringsprocessen. Du får inte samla känsliga personuppgifter som inte är relevanta för den specifika rollen, t.ex. etnicitet, religion eller politisk tillhörighet.

Informera kandidater tydligt om hur deras data används:

Tillhandahåll en tydlig och lättbegriplig integritetspolicy som beskriver hur du samlar in, använder och lagrar personuppgifter under rekryteringsprocessen. Informera kandidater om deras rättigheter enligt GDPR, t.ex. rätten att begära tillgång till, radera eller korrigera sina personuppgifter.

Få samtycke till databehandling:

Inhämta tydligt och uttryckligt samtycke från kandidater innan du behandlar deras personuppgifter. Samtycket bör vara specifikt, informerat och fritt givet.

Dokumentera samtycket på ett betryggande sätt.

Skydda personuppgifter på ett betryggande sätt:

Implementera lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter från obehörig åtkomst, användning, avslöjande, ändring eller förstörelse. Använd kryptering, starka lösenord och andra säkerhetsåtgärder för att skydda datan. Begränsa tillgången till personuppgifter till de personer som behöver dem för sitt arbete.

Radera personuppgifter när de inte längre behövs:

Fastställ en tydlig policy för hur länge personuppgifter ska lagras.

Radera personuppgifter så snart de inte längre behövs för rekryteringsprocessen eller för andra legitima ändamål.

Var transparent och redovisningsbar:

Dokumentera hur du samlar in, använder och lagrar personuppgifter.

Var beredd att visa hur du följer GDPR-kraven vid förfrågan från myndigheter eller individer. Ett ATS är ett effektivt sätt att följa GDPR regler då det ofta finns en automatisk funktion för detta i varje ATS.

Anlita dataskyddsombud vid behov:

Om du hanterar en stor mängd känsliga personuppgifter eller systematiskt övervakar privatpersoner, kan du behöva utse ett dataskyddsombud.

Dataskyddsombud kan ge råd och stöd i frågor om GDPR-efterlevnad.

Kom ihåg att GDPR är en komplex förordning, och detta är bara en kortfattad sammanfattning av de viktigaste reglerna att tänka på vid rekrytering. För mer detaljerad information, se Integritetsskyddsmyndighetens webbplats: https://www.imy.se/verksamhet/dataskydd/det-har-galler-enligt-gdpr/introduktion-till-gdpr/dataskyddsforordningen-i-fulltext/

Att följa GDPR-reglerna är inte bara en laglig skyldighet, utan det är också ett sätt att bygga förtroende med kandidater och visa att du tar deras integritet på allvar.