Så gör du:

Ett ATS (Applicant Tracking System) är mycket mer än en kandidatdatabas. Rätt använt kan det frigöra dagar av tid, höja kvaliteten i processen och ge dig fler, och bättre, rekryteringar.

Den här guiden är en omarbetad version från Luke Eatons kloka nyhetsbrev och går igenom fem ofta underutnyttjade delar av ett ATS:

1. Mallar
   
2. Taggar
   
3. Påminnelser
   
4. Integrationer
   
5. Önskemål till leverantören

 

1. Mallar 

I princip alla ATS låter dig spara mejl som mallar. Ändå används detta ofta alldeles för lite.

Grundregel: 👉 Alla mejl du skickar mer än en gång ska vara en mall.

Så gör du:

1. Beskriv hela rekryteringsflödet – från första outreach till anställning eller avslag
2. Skapa mejlmallar för varje sannolik situation i varje steg.

Exempel: Vanliga svar på outreach (ca 90 %)

Skapa mallar för när kandidaten:

• ✅ Tackar ja till ett första samtal → mall för bokning
• ❌ Tackar nej → trevligt “håll kontakten”-mejl
• 💰 Frågar om lön/ersättning → mall som förklarar er kompensationsfilosofi + inbjudan till samtal
• 🌍 Frågar om remote-arbete → mall som beskriver arbetsformen + inbjudan till samtal

30 minuter investerat i bra mallar kan spara flera dagars arbete över tid.

💡 Mallar är minst lika värdefulla i början som i slutet av processen, glöm inte:

• Inbjudningar till Intervjuer
  
• Förberedelsemejl
  
• Uppföljningar
  
• Avslag

Du kan fortfarande personifiera, särskilt sent i processen.

 Resultatet: att skriva ett mejl blir att skriva en mening.

2. Taggar 

De flesta ATS har antingen:

• inga taggar alls
  
• eller så många att de blivit helt värdelösa

Så bygger du ett bra taggsystem

1. Lista vad du önskar att kunna söka fram med ett klick.
2. Skapa taggar utifrån kategorier, t.ex:
   • Sourcing
     
   • Outreach
     
   • Intervju
     
   • Erbjudande

Exempel: A/B-testa outreach

I stället för vaga namn:

• ❌ “Pauls message A”

Använd:

• ✅ “Outreach – Paul – Message A”
  
• ✅ “Outreach – Paul – Message B”

Nu kan du söka på “Outreach” och få allt relevant.

📘 Skapa ett dokument: “Taggordlista” där alla nya taggar dokumenteras för framtida referens. 

💡Tips om du har för många taggar, exportera alla och klistra in i t ex chatGPT och sammanfatta taggar till ett nytt taggsystem, ett snabbt sätt att få överblick.

3. Påminnelser 

Detta är en av de mest underskattade funktionerna i ett ATS.

Använt rätt känns det som att ha en personlig assistent som varje dag säger:

“Här är vem du borde följa upp idag.”

Bra exempel på påminnelser

1. Kandidat tackar ja till annat jobb + 3 månader
   → perfekt tillfälle att följa upp
   
2. Stjärnkandidat: “Inte intresserad just nu, håll kontakten” + 6 månader
   → noll ansträngning, maximal effekt
   
3. Avslagen p.g.a. erfarenhet + 6 månader
   → kandidaten känner redan ert varumärke och kan vara redo

Många extra rekryteringar sker enbart tack vare rätt timing.

4. Integrationer & marknadsplatser

Någon annan har sannolikt redan haft samma tankar som du och bestämt sig för att lösa det. Moderna ATS är byggda för integration, de flesta har mängder med smarta plugins redan. 

Möjligheter

• Koppla ATS → Google Sheets → dashboard
  
• Koppla ATS → CRM med bättre mejlsekvenser
  
• Aktivera tredjepartsverktyg via ATS:ets interna marketplace

👉 Utforska vad som redan finns tillgängligt innan du uppfinner något nytt.

5. Önskemål till leverantören

En ofta bortglömd resurs är företaget bakom ATS:et.

Många moderna TA-techbolag:

• är extremt kundnära
  
• släpper uppdateringar varannan vecka

Det betyder att dina behov kan bli verklighet snabbt.

👉 Saknar du en funktion som skulle spara tid eller höja kvaliteten?
Skicka ett önskemål.

 

 

Avslutande checklista ✅

Gå igenom denna punkt för punkt:

Mallar

• ☐ Har jag beskrivit hela rekryteringsflödet?
  
• ☐ Finns mejlmallar för alla vanliga situationer?
  
• ☐ Använder jag mallar även sent i processen?
  
  

Taggar

• ☐ Har jag tydliga kategorier för taggar?
  
• ☐ Är taggnamnen sökbara och logiska?
  
• ☐ Finns en uppdaterad taggordlista?
  
  

Påminnelser

• ☐ Använder jag påminnelser systematiskt?
  
• ☐ Följer jag upp “inte nu”-kandidater?
  
• ☐ Har jag påminnelser efter avslag?
  
  

Integrationer

• ☐ Har jag utforskat ATS:ets integrationer/marketplace?
  
• ☐ Finns manuellt arbete som borde automatiseras?
  
  

Önskemål

• ☐ Har jag identifierat funktioner som skulle spara tid?
  
• ☐ Har jag skickat konkreta förbättringsförslag till leverantören?